4 dicas para otimizar a gestão de documentos da sua escola

16/07/2019 em Gestão e Administração



4 dicas para otimizar a gestão de documentos da sua escola

Uma instituição de ensino precisa lidar diariamente com uma série de papéis, arquivos e informações valiosas para o pleno desempenho de suas atividades. Por isso, uma boa gestão de documentos pode proporcionar economia e maior eficiência.

Padronizar a forma como cada documento será gerado e armazenado auxilia no desenvolvimento das ações propostas pelo Projeto Político Pedagógico (PPP) e, até mesmo, no controle do fluxo de caixa.

Neste post, apresentaremos a importância da gestão de documentos e os impactos positivos que ela pode proporcionar. Além disso, no final deste conteúdo, você conhecerá 4 dicas para melhorar o gerenciamento de informações na sua instituição. Continue a leitura!

Entenda a importância da gestão de documentos

Você já imaginou perder dados sobre o PPP ou não encontrar as pastas com informações individuais de cada aluno?

Esses cenários impactam diretamente a rotina escolar e podem trazer consequências negativas — como atraso nas atividades de sala de aula e reclamações dos pais e dos estudantes.

A gestão de documentos tem como objetivo garantir uma maior eficácia e economia na exploração ou aproveitamento de dados.

Ou seja, ela procura facilitar o acesso e o manuseio de informações que permeiam o cotidiano escolar.

Quando bem aplicado, esse gerenciamento proporciona benefícios, como:

  • economia de tempo e dinamismo no atendimento;
  • recuperação de dados;
  • preservação da memória institucional;
  • otimização da informação.

Confira 4 dicas para melhorar a gestão de documentos

Agora que você conheceu um pouco mais sobre a importância desse gerenciamento, chegou o momento de apresentarmos 4 dicas para aplicá-lo na sua escola. Acompanhe!

1. Determine os procedimentos de organização

É importante ressaltar a característica colaborativa para uma boa gestão de documentos. Dessa forma, é preciso incentivar a participação de todos os funcionários e estabelecer padrões a serem seguidos.

O gestor deve levar as opiniões dos colaboradores em consideração na hora de elaborar os procedimentos. Questione sobre qual a melhor disposição da sala e quais documentos precisam estar em fácil acesso.

Depois disso, verifique se os processos de organização estão sendo seguidos corretamente no cotidiano das atividades profissionais.

2. Separe por categorias

Para que o gerenciamento funcione de maneira adequada, é fundamental não misturar as informações.

Ou seja, os resultados acadêmicos de cada estudante não podem ser armazenados no mesmo espaço que as informações sobre matrículas recebidas.

Por isso, estabeleça um padrão. Crie espaços divididos entre categorias, tais como: finanças, atividades pedagógicas, acompanhamento dos alunos, dados cadastrais etc.

Além disso, para facilitar o acesso às informações, opte por manter uma ordem — alfabética, por data ou por qualquer outro modo de ordenação que a sua equipe ache mais fácil.

Outra sugestão é utilizar etiquetas ou pastas de cores diferentes para facilitar a localização e a memorização dos colaboradores.

3. Use móveis adequados

Para facilitar ainda mais o acesso às informações, é preciso ter móveis que auxiliem o armazenamento e a separação dos documentos. Por isso, invista em prateleiras, estantes, armários e gaveteiros.

Na hora de organizar, dê preferência aos papéis de uso diário, colocando-os em um local de fácil acesso.

Por outro lado, aqueles materiais que não são usados no cotidiano podem ser estocados em móveis específicos, posicionados no fundo da sala.

4. Utilize um software de gerenciamento escolar

A tecnologia pode auxiliar e minimizar algumas burocracias. Sistemas de gerenciamento escolar proporcionam ferramentas que agilizam os processos e tornam o atendimento mais dinâmico. 

Por exemplo, deixar boletins, históricos e informes escolares disponíveis em aplicativos ou sites facilitam (e muito!) a comunicação com pais e estudantes.

Além disso, alguns sistemas proporcionam o armazenamento de informações, gerando economia com a impressão de documentos e evitando o excesso de papéis circulando pela secretaria.

Por fim, uma boa gestão de documentos melhorará a comunicação entre a escola, os pais e os estudantes, evitando a perda de informações.

Algumas situações, como a demora e a dificuldade de acessar o histórico escolar do aluno em caso de transferência, por exemplo, serão minimizadas.


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