Como combater a inadimplência escolar de forma eficiente?

27/08/2019 em Coordenação escolar



Como combater a inadimplência escolar de forma eficiente?

Toda instituição precisa lucrar para manter seu bom funcionamento — e com a área do ensino não é diferente. O principal motivo para isso é que sem recursos, uma escola não consegue oferecer infraestrutura e ensino de qualidade. Por isso, é fundamental combater a inadimplência escolar para manter a saúde financeira da instituição.

Para desenvolver novas metodologias, proporcionar salas de aula agradáveis e laboratórios equipados, contratar professores capacitados, produzir materiais didáticos de qualidade, entre tantas iniciativas, é necessário ter controle e compromisso financeiros.

Pensando nisso, preparamos este artigo para você fazer a gestão de inadimplência na sua escola e controlar esse problema. Boa leitura!

Organize as movimentações por área

Organização é fundamental para executar uma boa gestão de inadimplência. Quando todas as informações estão dispostas em seus devidos lugares, é mais fácil manter o controle dos processos, fazer a análise dos dados e identificar os pontos de melhoria.

É importante organizar todas as movimentações por área, como financeira, comercial, administrativa, entre outras. Dessa forma, é possível ter uma visão específica de cada setor e identificar em qual são geradas as maiores despesas, por exemplo.

Outra possibilidade é criar ramificações dentro de cada área e acompanhar os resultados de forma separada.

Assim, é ainda mais fácil mensurar as ações de maneira mais precisa. Isso permite que o passado seja analisado e o futuro consiga ser planejado.

Para deixar tudo completo e ter um maior controle das inadimplências, mantenha todo o histórico financeiro dos pais de alunos.

Arquive, também, dados pessoais, documentos e contratos anexos, comprovantes de pagamento, entre outros.

Crie descontos de adimplência

A inadimplência escolar não é um problema exclusivo das escolas — ela também afeta as famílias dos alunos. Isso acontece porque, em algum momento, os responsáveis terão que arcar com o débito.

Por isso, uma maneira eficiente de incentivar o pagamento das dívidas é oferecer parcelamentos e descontos ou negociar valores melhores para quitações semestrais ou anuais, por exemplo.

Embora esses descontos representem uma pequena redução no faturamento, eles garantem o recebimento das mensalidades.

Essa estratégia ajuda a diminuir a inadimplência e faz a escola ganhar a simpatia dos pais, que se sentem satisfeitos com a possibilidade de receber o bônus.

Especialmente em momentos de crise ou dificuldades financeiras, procure oferecer descontos progressivos ou benefícios para quem faz o pagamento da mensalidade em dia.

É possível, ainda, que pais e responsáveis que pagam com antecedência recebam outros incentivos, como o direito de participar de sorteios de brindes, por exemplo.

Defina regras para os pagamentos

Definir regras claras para o pagamento das mensalidades no ato da matrícula é importante para a gestão de inadimplência. Para isso, a escola pode oferecer diversas formas de recebimento dos valores — como boleto e cartões de crédito ou débito.

Como não é interessante que os pais mudem a forma de pagamento com frequência — o que pode desorganizar o setor financeiro —, combine a melhor maneira com antecedência e deixe registrado.

Além disso, é essencial esclarecer quais são os prazos de vencimento das parcelas, as punições e as multas caso aconteçam atrasos.

Dessa forma, todos os responsáveis ficam cientes sobre os riscos de se tornarem inadimplentes e podem fazer um planejamento financeiro familiar com antecedência.

Utilize um software de gestão

Fazer o controle da gestão de inadimplência fica muito mais fácil com o auxílio da tecnologia. Atualmente, existem ferramentas que automatizam as operações financeiras.

Assim, a instituição de ensino ganha tempo e melhora a produtividade, como na geração de relatórios financeiros, no controle da arrecadação e dos gastos, entre outros.

Além de agilizar os processos, alguns sistemas de gestão também permitem que os gestores enviem mensagens para os responsáveis, como informações, lembretes ou segunda via de boletos.

Esses softwares também permitem que os gestores centralizem todas as informações a respeito dos alunos em uma mesma plataforma, evitando a rematrícula dos inadimplentes.

Isso também possibilita a criação de estratégias mais rápidas e eficazes para evitar o acúmulo de juros.

Use diversos canais de comunicação

Manter sempre uma boa comunicação com os pais é fundamental para evitar atrasos nas mensalidades — principalmente os causados por esquecimento. Por isso, a escola pode e deve enviar lembretes comunicando que a data de vencimento está próxima.

Como cada pessoa tem a sua preferência e usa determinado canal de comunicação com mais frequência, é importante diversificar.

Alguns pais e responsáveis checam o portal do aluno com periodicidade, enquanto outros acessam seus e-mails pessoais diariamente.

Existe, também, quem prefira receber ligações ou os boletos pelos correios.

Outra estratégia interessante é manter os pais informados sobre o que ocorre na escola — desde as melhorias na infraestrutura até os futuros projetos. Isso faz com que eles valorizem e reconheçam o trabalho da equipe, evitando novas inadimplências.

Sistematize o processo de cobrança

Cobranças malfeitas podem gerar situações de constrangimento e prejudicar o relacionamento com os estudantes e com os responsáveis por eles.

O primeiro ponto é lembrar que alunos inadimplentes também têm seus direitos assegurados, como:

  • não passar por nenhum tipo de constrangimento;
  • não ser desligado da escola durante o período letivo;
  • poder fazer as provas e participar das atividades escolares;
  • não ter os seus documentos retidos.

Por isso, é importante criar um roteiro de cobrança para atuar de forma efetiva. Não é necessário ter medo de cobrar os atrasos ou a falta de pagamento.

Entretanto, é interessante padronizar a atividade e ter um responsável por esse processo.

Procure, inclusive, entender os motivos do atraso e converse diretamente com o responsável pelo pagamento das mensalidades.

Assim, é possível sugerir condições mais apropriadas para a quitação do débito.

Um descontrole na gestão de inadimplência pode causar um problema grave de déficit financeiro. Como consequência, a instituição fica vulnerável, pois, mesmo que consiga pagar as contas, não é capaz de investir em melhorias.

Com o tempo, a tendência é que a escola fique defasada e perca força para a concorrência — o que pode significar a falência da instituição.


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