Conheça 7 benefícios de utilizar um software de gestão escolar

16/07/2019 em Coordenação escolar



Conheça 7 benefícios de utilizar um software de gestão escolar

Você sabe para que serve um software de gestão escolar? É um instrumento que pode automatizar muitas atividades administrativas, além de trazer outras melhorias para a escola como um todo. 

Ele causa impactos positivos para toda a rede escolar, incluindo alunos, professores e outros funcionários.

Além disso, tem o potencial de diminuir custos e otimizar investimentos com RH, abrindo espaço para a modernização do ensino.

Falaremos, neste post, sobre alguns desses benefícios para que você compreenda como ele pode ser mais aproveitado no seu contexto. Vamos lá?

1. Possibilita ganho de tempo

Muitas tarefas burocráticas e cansativas podem ser executadas automaticamente com a ajuda de softwares. Tratam-se de operações que dispensam um olhar “humano” e podem ser executadas digitalmente sem prejuízos.

Um bom exemplo disso é o lançamento de notas, que pode ser feito de maneira ágil com a plataforma.

Pelo contrário, automatizar esses processos, inclusive, previne falhas, aumentando a eficiência e a segurança dos sistemas escolares. 

Tudo isso reduz o tempo que seria usado para tais atividades e permite que os recursos humanos da equipe possam ser direcionados para lidar diretamente com os alunos e cuidar de outras dinâmicas da instituição.

2. Facilita a comunicação com os pais

A presença dos pais na escola sempre é relevante, ainda mais nos primeiros anos de ensino. Por isso, é pertinente que a instituição disponibilize canais de contato e espaços de comunicação para serem utilizados por eles.

Por variados motivos, a presença dos pais na escola costuma deixar a desejar, impactando negativamente o rendimento dos alunos.

Desse modo, usar um software de gestão escolar é uma maneira de garantir uma rede de comunicação eficiente com os responsáveis pelos estudantes, o que ajuda a solucionar as demandas de comunicação de modo prático e objetivo. 

Isso ocorre porque os pais dos alunos podem ter uma conexão direta com esse sistema, seja por uma área de acesso no site, seja por um aplicativo desenvolvido para esse fim.

É claro que a participação além do “virtual” continua sendo fundamental, mas esse modelo, inclusive, ajuda a organizar esses encontros de maneira mais eficiente.

3. Centraliza as informações e organiza os processos escolares

Lançar mão dessas ferramentas é a diferença entre simplesmente administrar ou ter uma verdadeira política de gestão escolar. 

Sabemos que recorrer a arquivos físicos é um gasto excessivo com espaço, além de ser um modo pouco eficaz de organizar as informações.

Hoje em dia, pode-se dizer que todas as escolas já usam, pelo menos, alguns recursos digitais em seu cotidiano.

Entretanto, esses processos geralmente estão espalhados em diferentes lugares, ou têm pouco alcance frente às demandas da organização.

Utilizar um software de gestão escolar possibilita a organização de todas as informações relevantes a poucos cliques de distância, otimizando o potencial de sua rede de ensino.

Existem tecnologias interessantes que acompanham a implementação de tais sistemas, como o uso da nuvem.

Esse recurso de compartilhamento de dados permite o acesso constante à informação, em qualquer lugar e sem exigir espaço de armazenamento local.

Além disso, essa tecnologia também ajuda a disponibilizar esses documentos a quem for necessário, permitindo e restringindo os acessos de acordo com as demandas da escola.

4. O uso de um software de gestão escolar otimiza e facilita a comunicação escolar

Outro exemplo de utilização desses sistemas está relacionado à comunicação. Esse é um fator central nas dinâmicas e na gestão de uma instituição de ensino.

Muitos institutos pecam por limitar e não disponibilizar canais suficientes de comunicação para seus alunos.

Outros pecam por um excesso de informações enviadas, afastando os estudantes da apropriação dos conteúdos e materiais on-line.

Com um software de gestão escolar, é possível controlar sem dificuldades o fluxo de e-mails de sua organização, por exemplo.

E, para além da automatização dessas tarefas, tais sistemas têm o potencial de trazer impactos importantes para o currículo e para os métodos de ensino da escola.

Formatos atuais, como o da sala de aula invertida, podem ser implementados a partir dessas ferramentas e tecnologias.

Nessa metodologia, o aluno se prepara em casa para a aula com os conteúdos on-line e aproveita a sala de aula para discussão direta com os educadores e o resto da turma.

Esse tipo de mudança de perspectiva seguramente traz grandes benefícios para o rendimento e o processo de aprendizado dos indivíduos.

 5. Diminui os gastos da instituição

Diminui-se a necessidade de recursos humanos para certas atividades, o que reduz significativamente os gastos para realizar determinados serviços.

A automatização das operações produz uma verdadeira transformação nos hábitos de uma organização acostumada com os métodos tradicionais de ensino.

De fato, é necessário um investimento inicial para modernizar sua equipe e estrutura, entretanto, a perspectiva é de uma boa redução nos gastos em médio e longo prazo.

Não se trata de uma perspectiva incerta de economia, mas de uma redução real nos gastos com a administrativos.

É possível, inclusive, determinar objetivamente que custos serão reduzidos com a introdução de um sistema que organize tais funções. 

Um resultado disso é a diminuição na impressão de documentos e no gasto com papel, algo que, para uma instituição de ensino, representa parte significativa do dinheiro usado.

Outro exemplo é a redução do gasto com telefonemas, cartas e agenda escolar.

6. Auxilia na tomada de decisão

A desorganização das informações de uma instituição prejudica muito a tomada de decisões importantes. Ter essas informações centralizadas e de fácil acesso é um diferencial para agilizar a resolução dos processos complexos.

Lembre-se de que você terá ao seu lado uma empresa já experienciada com seu tipo de organização.

Mesmo que sua equipe não tenha formação em computação, é possível adaptar-se facilmente a esses sistemas.

Eles são pensados com interfaces amigáveis e intuitivas, para serem usados tanto pelos funcionários da escola quanto pelos alunos. 

Com relação a esses últimos, é possível ter um acompanhamento próximo de seu rendimento. Dessa forma, é viável adotar um curso de ação rapidamente para encaminhar os casos da melhor forma possível.

7. O software de gestão escolar pode ser adequado a qualquer contexto

Engana-se quem pensa que essa tecnologia pode ser utilizada apenas por grandes instituições. Os software de gestão escolar têm preços variados, sendo adaptáveis para o tamanho e as necessidades de cada contexto.

Lembre-se de que, para escolher um software de gestão escolar, é preciso analisar suas funcionalidades, verificar se é de fácil entendimento e se atende às necessidades dos gestores, educadores e alunos.

Existem muitos formatos disponíveis desses sistemas no mercado, por isso, faça questão de procurar uma empresa reconhecida e com um trabalho de confiança.

A digitalização das formas de ensino é uma realidade já presente em várias instituições no país. Ainda assim, alguns gestores resistem a reformular suas práticas, pelos supostos altos gastos e dificuldades que envolveriam essa implementação.

É necessário ter coragem para se adaptar ao novo e abrir horizontes para as novas e necessárias formas de ensino.

Além disso, abra espaço para uma integração, inclusive, com outras instituições, criando redes e trocas de experiências importantes.


Percebeu como é vantajoso adotar um software de gestão escolar? Entre em contato com a nossa empresa e conheça as possibilidades de implementação desse sistema para seu contexto! Até a próxima!

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