7 maiores benefícios dos sistemas de gestão financeira para escolas

16/07/2019 em Gestão e Administração



7 maiores benefícios dos sistemas de gestão financeira para escolas

A sustentabilidade das escolas vai muito além da relação entre professor e aluno. Por isso, sistemas de gestão financeira para escolas são tão relevantes quanto acompanhar o desempenho dos estudantes e a qualidade pedagógica.

Afinal, a utilização do internet banking com uma planilha pode trazer alguns problemas, como duplicidade de informações, dificuldades na identificação dos pagamentos, taxas de cancelamento e reemissão para os boletos.

Uma gestão financeira feita com competência vai evitar que a instituição de ensino sofra com problemas de capital de giro, já que as contas permanecem equilibradas sem a necessidade de sacrificar a qualidade pedagógica da escola.

Ainda não se convenceu sobre a importância de utilizar sistemas de gestão financeira em sua escola? Então conheça os maiores benefícios que eles oferecem! Boa leitura!

1. Eficiência no planejamento financeiro

Além de auxiliar no melhor direcionamento das atividades da equipe gestora e nas ações escolares que vão ser feitas durante o período letivo, um ótimo software de gestão também vai ajudar na elaboração de um planejamento financeiro muito mais completo.

A partir dos recursos ofertados por esse tipo de sistema, você pode elaborar relatórios, propor e acompanhar metas para conseguir captar mais alunos e ainda organizar de modo sistematizado todas as entradas e saídas, encontrando oportunidades para diminuir os gastos, realocar recursos e fazer investimentos.

Com todos esses números, é possível ter uma visão geral da situação financeira do negócio e conseguir obter projeções confiáveis para os meses, bimestres ou semestres letivos que virão.

2. Redução da inadimplência

A inadimplência prejudica muito o planejamento e o fluxo de caixa das instituições de ensino. Afinal, é um valor que não vai chegar até o caixa da escola na data planejada. Qual é o resultado? Os objetivos não serão cumpridos, podendo até mesmo comprometer as atividades.

Além disso, a inadimplência prejudica o relacionamento da escola com os pais ou responsáveis dos estudantes. É possível que eles passem a evitar a instituição por saberem que têm um débito.

Mas há uma boa notícia: sistemas de gestão financeira podem solucionar esse problema, pois diminuem a inadimplência com o controle efetivo da carteira de recebimentos, assegurando um acompanhando muito mais preciso e com ações extremamente pontuais.

Assim, evita-se o acúmulo na cobrança e também o aumento do índice de inadimplência.

3. Agilidade dos processos

De modo geral, é possível perceber que o uso de ferramentas tecnológicas pode garantir resultados muito positivos, modernizando o dia a dia da instituição e trazendo muito mais praticidade ao agilizar os processos administrativos e financeiros, tornar o atendimento mais eficientes e reduzir erros.

Com sistemas de gestão financeira, a escola consegue otimizar os serviços e processos da rotina, tendo todo o tempo necessário para as atividades acadêmicas.

4. Redução de custos

A redução de custos operacionais é um dos principais benefícios de um sistema de gestão financeira.

Uma vez que todas as operações são registradas dentro de um mesmo ambiente, os custos com manutenção e com operação são reduzidos de modo significativo.

Problemas identificados com antecedência, como controle de contas a pagar, passam a ser menores (muitas vezes, eliminados), o que acaba tornando o trabalho dos profissionais cada vez mais eficiente.

O resultado de tudo isso é que esses trabalhadores passam a ter mais tempo para executar atividades mais complexas dentro da escola.

5. Melhora no controle

O uso de um sistema de gestão financeira é indispensável para que a escola possa conciliar as informações financeiras, fazer um acompanhamento completo de todas as movimentações e conseguir uma relação extremamente detalhada das despesas.

Você consegue fazer o cadastro dos gastos mais simples e dos custos maiores, como o pagamento de funcionários da escola ou despesas de infraestrutura, como limpeza, energia, água e telefones, e, claro, atividades de manutenção preventiva, que possibilitam mais segurança a todos os que estão presentes no ambiente escolar.

Assim, consegue-se garantir um melhor uso dos recursos financeiros, podendo evitar desperdícios, fazer investimentos que ajudem no crescimento da instituição ou, ainda, criando uma reserva financeira para as possíveis emergências.

6. Auxílio na tomada de decisão e integração com as instituições

A visão global que o software de gestão proporciona para a escola faz com que seja possível tomar as mais acertadas decisões a fim de melhorar pontos como planejamento e orçamento da instituição.

A análise de dados padronizados e concretos em uma mesma interface acaba facilitando a tomada de decisões.

Além disso, outra vantagem é a integração com as instituições bancárias, com envio de processamentos e arquivos remessas de retornos bancários, permitindo a baixa automática de títulos no sistema.

7. Otimização do tempo

Um sistema de gestão permite que todas as informações possam ser cruzadas para oferecer um panorama completo de como está a escola e identificar quais são os departamentos que precisam de maior atenção.

Fazer isso por conta própria, sem dúvidas, vai demandar tempo, podendo gerar muita confusão.

Além disso, é possível que dados importantes sejam deixados de lado em detrimentos de outros, sem contar que o uso de um bom software vai agilizar e sistematizar as tarefas dos profissionais que atuam no setor financeiro, ao permitir a realização de várias ações, como:

  • cobrança aos pais ou responsáveis inadimplentes, além do envio de comunicados para o pagamento da mensalidade em atraso;
  • emissão automática de boletos bancários;
  • cálculo de percentuais de desconto nas parcelas e controle sobre a concessão de bolsas aos estudantes;
  • elaboração do orçamento anual completo da instituição de ensino;
  • emissão de relatórios com dados específicos de cada turma.

Enfim, você pode perceber a partir dessas vantagens que contar com um bom sistema de gestão financeira só vai facilitar a rotina da sua escola.

Afinal, garantir um ensino de qualidade, manter um bom relacionamento com os pais e alunos e estabelecer um plano pedagógico bem-estruturado são alguns dos pontos-chave para a administração de qualquer instituição de ensino.

E não se esqueça de usar um sistema único para a parte financeira e acadêmica, pois assim você vai evitar duplicidade de informações.

E, claro, conte com um sistema que tenha credibilidade e referência no mercado. Sistemas de gestão financeira para escolas são indispensáveis para garantir o bom funcionamento e a qualidade das atividades.


Ficou interessado e quer aproveitar todas essas vantagens de contar com um bom software de gestão financeira? Então não perca mais tempo e entre em contato conosco agora mesmo!

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